Términos y Condiciones
Última actualización: 31 de agosto de 2026
Estos Términos y Condiciones regulan el uso de Klinia (“la Plataforma”), un software para la gestión de consultorios y clínicas que incluye, entre otras funciones, el dictado y la elaboración asistida de historias clínicas, agenda, cobros, expediente de pacientes, facturación e inventario. Al crear una cuenta o usar la Plataforma, usted (“el Usuario”) acepta estos Términos, incluido el Anexo de Encargo de Tratamiento de Datos que forma parte de ellos.
1. La Plataforma es una herramienta de apoyo
Klinia es una herramienta de productividad y organización. No sustituye el juicio clínico ni la responsabilidad profesional del Usuario. Las historias clínicas, diagnósticos, recetas, consentimientos e indicaciones generadas con apoyo de la Plataforma —incluidas las transcripciones y la estructuración asistida por inteligencia artificial— deben ser revisadas, corregidas y aprobadas por el profesional de la salud antes de utilizarse. El Usuario es el único responsable del contenido clínico y de su apego a la normatividad aplicable (incluidas la NOM-004-SSA3-2012 en materia de expediente clínico y las disposiciones fiscales de los comprobantes que emita).
2. Cuenta y responsabilidades del Usuario
El Usuario es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales y de toda actividad realizada desde su cuenta, incluyendo el uso por parte de su personal. Cada cuenta es para un consultorio, y puede usarse desde varios dispositivos a la vez —recepción, el teléfono y la computadora del profesional, el personal auxiliar— porque así trabaja un consultorio. El Usuario se compromete a proporcionar información veraz y a utilizar la Plataforma conforme a la ley y a la ética profesional.
3. Datos y propiedad de la información
La información que el Usuario captura —incluida la de sus pacientes— es propiedad del Usuario y/o de su clínica. Klinia la trata únicamente para prestar el servicio, conforme al Aviso de Privacidad y al Anexo de Encargo de Tratamiento de estos Términos. El Usuario es el Responsable del tratamiento de los datos de sus pacientes; Klinia actúa como Encargado por cuenta del Usuario.
4. Uso aceptable
El Usuario se obliga a no usar la Plataforma para fines ilícitos, a no intentar vulnerar su seguridad, ni a cargar información de la que no tenga autorización para tratar. Klinia podrá suspender cuentas que infrinjan estos Términos.
5. Prueba gratis, suscripción y pagos
La Plataforma ofrece un periodo de prueba gratuito de 14 días. Al concluir, el acceso requiere una suscripción (mensual o anual) que se contrata en línea mediante cargo automático a la tarjeta del Usuario, procesado por un proveedor de pagos externo; la Plataforma no almacena los datos de la tarjeta. Los precios se informan al momento de la contratación, en pesos mexicanos con IVA incluido. Si el Usuario requiere comprobante fiscal (CFDI) por su suscripción, puede solicitarlo escribiendo a hola.klinia@gmail.com. El Usuario puede cancelar en cualquier momento y conserva el acceso hasta el final del periodo ya pagado; la falta de pago suspende el acceso, sin borrar la información.
6. Disponibilidad
Procuramos la mayor disponibilidad posible, pero la Plataforma se ofrece “tal cual”. Podemos realizar mantenimientos o actualizaciones que afecten temporalmente el servicio. Recomendamos al Usuario respaldar la información que considere crítica.
7. Limitación de responsabilidad
En la medida que lo permita la ley, Klinia no será responsable por daños indirectos ni por decisiones clínicas, fiscales o administrativas tomadas por el Usuario. La responsabilidad total de Klinia se limita al monto pagado por el servicio en los tres meses previos al evento que origine la reclamación.
8. Terminación y custodia de expedientes
El Usuario puede dejar de usar la Plataforma en cualquier momento. A la terminación (o durante la suspensión por falta de pago) puede solicitar la exportación de su información. Le recordamos que la obligación de conservar los expedientes clínicos (mínimo 5 años desde el último acto médico, NOM-004) es del Usuario como profesional de la salud: al cancelar definitivamente, el Usuario asume la custodia de la información exportada. Transcurridos 30 días naturales desde la cancelación definitiva sin solicitud de exportación, Klinia podrá eliminar la información de sus sistemas de forma segura.
9. Cambios a estos Términos
Podemos actualizar estos Términos. Los cambios relevantes se notificarán dentro de la Plataforma. El uso continuado implica la aceptación de la versión vigente.
10. Ley aplicable
Estos Términos se rigen por las leyes de los Estados Unidos Mexicanos. Para cualquier controversia, las partes se someten a los tribunales competentes de Torreón, Coahuila, salvo disposición legal en contrario.
11. Contacto
Para cualquier duda sobre estos Términos, escríbenos a hola.klinia@gmail.com.
Anexo — Encargo de Tratamiento de Datos
Este anexo forma parte de los Términos y regula cómo Klinia (el Encargado) trata los datos de pacientes por cuenta del Usuario (el Responsable), conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares vigente.
A1. Instrucciones
Klinia trata los datos de pacientes únicamente para prestar las funciones de la Plataforma que el Usuario utiliza, siguiendo sus instrucciones documentadas (la configuración y el uso que el Usuario hace del servicio). Klinia no usa esos datos para fines propios, no los vende y no los utiliza para entrenar modelos de inteligencia artificial.
A2. Confidencialidad y seguridad
Klinia guarda confidencialidad sobre los datos y aplica las medidas de seguridad descritas en el Aviso de Privacidad (cifrado en tránsito y en reposo, aislamiento por cuenta, registro de auditoría y control de acceso).
A3. Subencargados autorizados
El Usuario autoriza a los subencargados necesarios para operar el servicio: Supabase, Amazon Web Services y Cloudflare (base de datos, infraestructura y red de entrega), Vercel (alojamiento), OpenAI (transcripción de voz), Anthropic (estructuración de texto y asistente), Meta/WhatsApp Business (mensajería a pacientes), Daily.co (videollamada de teleconsulta, si agenda citas en línea), Facturama (timbrado fiscal, si activa la facturación), Stripe (cobro de la suscripción), Sentry (monitoreo de errores), Umami (analítica de uso, sin cookies y sin datos de pacientes) y los servicios de notificaciones del navegador o sistema operativo del Usuario (Google, Apple o Mozilla, según cuál use) para entregarle los avisos de la Plataforma, cuyo contenido viaja cifrado de extremo a extremo, así como los que los sustituyan con un nivel de protección equivalente; los cambios relevantes se informarán en el Aviso de Privacidad. El alojamiento principal se ubica en Estados Unidos.
A4. Vulneraciones
Klinia notificará al Usuario sin dilación las vulneraciones de seguridad que afecten de forma significativa los datos de sus pacientes, con la información disponible para que el Usuario pueda cumplir sus propias obligaciones de notificación como Responsable.
A5. Derechos de los titulares
Klinia apoyará al Usuario, a través de las funciones de la Plataforma (consulta, corrección, exportación y eliminación), para atender las solicitudes de derechos ARCO que sus pacientes le presenten.
A6. Devolución y supresión
Al terminar la relación, el Usuario puede exportar la información conforme a la cláusula 8. Cumplido el plazo ahí previsto, Klinia suprimirá los datos de sus sistemas de forma segura, salvo que una obligación legal exija conservarlos.
Nota: este anexo es una versión operativa pensada para revisión del asesor legal del proyecto; la aceptación de los Términos al crear la cuenta incluye este anexo.